ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR EVENEMENTEN
Artikel 1. Algemeen
1. Deze algemene voorwaarden voor evenementen zijn van toepassing op alle door Golfclub Almeerderhout, hierna te noemen ‘GCA’, voor een opdrachtgever, hierna te noemen ‘cliënt’ te organiseren of georganiseerde evenementen. Indien daarnaast toch andere algemene voorwaarden van toepassing zijn, prevaleren in geval van tegenstrijdigheid deze algemene voorwaarden voor evenementen.
2. Onder een evenement wordt onder meer, maar niet uitsluitend, verstaan het organiseren van golfclinics onder leiding van golfprofessionals, competities, (gast)wedstrijden, golfdagen, vergaderingen, bijeenkomsten, feesten gedurende één of meerdere dagen.
3. Onder ‘cliënt’ wordt verstaan de wederpartij van GCA.
4. Deze voorwaarden zijn van toepassing tijdens het gehele communicatieproces dat aan het sluiten van een overeenkomst tot het organiseren van een evenement voorafgaat en op de diensten en werkzaamheden die voor het sluiten daarvan door GCA zijn verleend respectievelijk verricht.
Artikel 2. Aanvraag tot het organiseren van een evenement
1. Eenieder kan geheel vrijblijvend aan GCA een offerte vragen met betrekking tot de mogelijkheden om een door een cliënt nader omschreven evenement te organiseren.
2. Een door GCA uitgebrachte offerte bevat in ieder geval een beschrijving van het evenement, de contactpersoon van GCA, de contactpersoon van de cliënt, het aantal deelnemers, het bedrag waarvoor de beschreven activiteiten aan de cliënt wordt aangeboden en de datum of data waarop het evenement wordt aangeboden.
3. Alle aanbiedingen en offertes, in welke vorm dan ook gedaan zijn vrijblijvend. Tenzij anders schriftelijk (e-mail) bepaald gelden zij slechts als een uitnodiging tot het plaatsen en/of verstrekken van een opdracht.
4. De uitgebrachte offerte heeft een geldigheidsduur zoals op de offerte vermeld. Bij het ontbreken van een geldigheidsduur bedraagt deze 1 maand na dagtekening van de offerte. Indien het evenement binnen 2 maanden plaatsvind dan is de geldigheidsduur van de offerte 2 weken.
5. De datum of data die in de offerte word(t)(en) genoemd zijn niet bindend voor GCA
6. Van een evenement v.w.b. een (gast)wedstrijd / golfdagen is sprake als hieraan 13 of meer deelnemers aan deelnemen. Indien er sprake is van minder deelnemers worden deze door de receptie afgehandeld en gelden hiervoor de greenfee voorwaarden en tarieven.
7. Het is niet toegestaan evenementen in het weekend te organiseren tenzij hiervoor bij het bestuur schriftelijke toestemming voor is gevraagd en verkregen.
Artikel 3. Optie
1. De cliënt kan een offerte na overleg met en goedkeuring van GCA desgewenst laten omzetten in een optie.
2. Het verlenen van een optie door GCA houdt in dat de in de offerte omschreven diensten, faciliteiten, datum/data, tegen de geoffreerde prijs, voor de cliënt worden vrijgehouden. GCA en de cliënt spreken een termijn af waarvoor de optie zal gelden; deze beloopt maximaal 30 dagen.
3. Een telefonisch verleende optie zal schriftelijk door GCA worden bevestigd in een ‘optiebevestiging’ waarin een omschrijving van het evenement, de prijs en de gereserveerde datum/data staan.
4. Indien een derde cliënt, tijdens de periode dat een optie is verleend, één of meerdere data wil boeken, zal eerst aan de optiehouder een termijn van 48 uur worden gegund om zijn optie in een boeking te veranderen. Na het verstrijken van deze 48 uur vervalt de optie en is GCA niet langer gebonden aan de optie.
Artikel 4. Boeking
1. Een cliënt kan een offerte of een optiebevestiging door deze akkoord getekend retour te zenden, omzetten in een boeking, zijnde door cliënt definitief verlenen van een opdracht tot het organiseren van een evenement als omschreven in de offerte of optiebevestiging, aan GCA. Deze opdrachtverlening kan schriftelijk plaatsvinden via mail.
2. Door de boeking is een overeenkomst tot stand gekomen. Een aldus tot stand gekomen boeking is bindend voor beide partijen en behoeft niet meer schriftelijk aan cliënt te worden bevestigd.
3. GCA kan bij een tot stand gekomen overeenkomst een (aan-)betaling vragen van de geschatte factuurwaarde. Voor deze (aan-)betaling geldt een betalingstermijn van 14 dagen. Bij evenementen die binnen deze termijn plaatsvinden geldt de betalingstermijn “direct”.
Artikel 5. Aantal deelnemers
1. Tot maximaal 10 dagen voor aanvang van het evenement kan de cliënt schriftelijk of per e-mail een wijziging aanbrengen in het exacte aantal deelnemers van het evenement.
2. Afwijking – ten opzichte van de boeking – in het aantal deelnemers naar boven wordt op de factuur aangepast. Bij afwijkingen van 10% meer of minder houdt GCA zich het recht voor om een nieuwe bevestiging te maken met alsdan corresponderende prijzen.
3. Voor reserveringen in combinatie met horeca gerelateerde zaken is het aantal deelnemers, dat 5 dagen voor de (aanvang) datum van het evenement bij GCA bekend is, bindend en wordt als minimum aantal personen in rekening gebracht.
4. Aan een (gast)wedstrijd / golfdagen is deelname door leden van GCA op uitnodiging van client toegestaan. Deze kan ten hoogste 10% van het aantal deelnemers bedragen. Voor deelname van deze leden van GCA aan de (gast)wedstrijd / golfdagen is geen vergoeding van toepassing. Voor verhoging van deelname van leden GCA kan met schriftelijke toestemming van het bestuur worden afgeweken. Deze toestemming van verhoging heeft geen aanpassing tot verdere verlaging op de vergoeding tot gevolg, niet anders dan de reeds overeengekomen maximale 10% deelname.
De door de client uitgenodigde leden van GCA kunnen geen introducés uitnodigen voor de (gast)wedstrijd / golfdagen.
Artikel 6. Tarieven
De geldende tarieven staan op https://www.almeerderhout.nl/gasten/gastwedstrijden-en-clinics/tarieven-events
De genoemde kortingen gelden voor het aantal deelnemers exclusief aantal deelnemers welke lid zijn van GCA en van de hospitality–chain. Tevens is geen korting van toepassing op het pro-tarief, het shotguntarief en de overige toeslagen.
Artikel 7. Betaling
1. Binnen een week na afloop van het evenement ontvangt de cliënt een factuur voor de totale kosten van het evenement. De eventueel ontvangen aanbetaling wordt hierop in mindering gebracht. De factuur kan terstond op het complex van GCA of per bank (binnen 14 dagen) betaald worden. Indien op het complex van GCA betaald wordt, dan dient het bedrag in zijn geheel door cliënt voldaan te worden. Deelbetalingen door verschillende deelnemers aan het evenement zijn niet mogelijk, tenzij vooraf uitdrukkelijk anders is afgesproken.
2. De cliënt is niet gerechtigd enige korting of compensatie toe te passen op de met GCA overeengekomen prijs. Ook verrekening van de factuur met andere facturen, vorderingen of verplichtingen is niet toegestaan.
3. Indien er tussentijdse kostprijsverhogende of – verlagende wijzigingen optreden is GCA gerechtigd deze aan de cliënt door te berekenen tot een maximum van 10%. Verandering in btw-tarief wordt aan de cliënt volledig doorberekend (100%).
Artikel 8. Annulering door cliënt
1. Het is voor de cliënt mogelijk een geboekt evenement te annuleren. Indien annulering plaatsvindt meer dan 30 dagen voor de (aanvang)datum van het evenement, er zijn twee mogelijkheden:
a. In onderling overleg wordt een nieuwe datum / data voor het evenement vastgesteld.
b. Het evenement wordt definitief geannuleerd, de cliënt is 25% van de overeengekomen prijs verschuldigd.
2. Indien de annulering plaatsvindt tussen de 30 dagen en 14 dagen voor (aanvang)datum van het evenement, is de cliënt 50% van de overeengekomen prijs verschuldigd aan GCA.
3. Indien annulering plaatsvindt tussen de 14 dagen en 7 dagen voor (aanvang) datum van het evenement, is de cliënt 75% van de overeengekomen prijs verschuldigd aan GCA.
4. Indien annulering plaatsvindt binnen 7 dagen voor (aanvang) datum van het evenement, is de cliënt 90% van de overeengekomen prijs verschuldigd aan GCA.
Artikel 9. Annulering door GCA
1. GCA is gerechtigd een evenement te annuleren in het geval van overmacht. In overleg met de cliënt zal een nieuwe datum of zullen nieuwe data voor het evenement worden vastgesteld. Het eventueel door de cliënt (aan)betaalde bedrag zal gebruikt worden als aanbetaling van het evenement op de alternatieve datum/data.
2. Onder overmacht wordt mede, doch niet uitsluitend, verstaan:
– slechte conditie van (delen van de) baan en/of materieel ten gevolge van uitzonderlijke omstandigheden
– natuurrampen zoals storm, overstromingen en aardbevingen
– ziekte van niet (tijdig) te vervangen personeel dat nodig is voor de organisatie van (delen van) het evenement, zoals bijvoorbeeld golfprofessional
3. GCA is niet aansprakelijk voor de kosten door cliënt of derden gemaakt, die samenhangen met de annulering.
Artikel 10. Horecavoorwaarden
1. Het is niet toegestaan om eigen “food and beverage” mee te nemen naar het clubhuis, terras, in de baan te verstrekken of aanverwante plekken (anders dan in de baan).
2. In geval van het zelf meebrengen (uitsluitend in overleg) van “food and beverage” zal in overleg zogeheten “kurkengeld” in rekening gebracht worden.
3. In geval van het volledig afhuren van de locatie berekend GCA een derving fee van een dagomzet + 30%. Daarnaast kan de keuken slechts alleen gebruikt worden in overleg en onder aanvullende voorwaarden.
Artikel 11. Overigen
Kleding en Mobiel bellen:
Deelnemers aan zowel wedstrijden als clinics dienen zich te kleden conform de bij GCA geldende normen. Bij slecht weer wordt regenkleding aanbevolen. Het dragen van trainingspakken, sportbroeken, mouwloze hemden of topjes is niet toegestaan. Bij een clinic zijn als schoeisel alleen golf- en sportschoenen (bijv. gym-, tennis- of joggingschoenen, geen voetbalschoenen) toegestaan.
Op GCA is afgesproken dat het gebruik van mobiele telefoons niet is toegestaan in het clubhuis, op de banen en de oefenfaciliteiten. Er mag uitsluitend op de parkeerplaats en het terras gebeld worden.
Overige zaken:
1. Op het complex van GCA kunnen aanvullende regels gelden. Deze zullen separaat kenbaar gemaakt worden.
2. Het betreden van het complex, inclusief parkeerplaats, van GCA is geheel op eigen risico. GCA is nimmer aansprakelijk voor schade in welke vorm dan ook, waaronder het zoekraken of verloren gaan van eigendommen dan wel schade in andere vorm.
3. Voor het spelen op de baan is een golfvaardigheidsbewijs met de daarbij horende WA-verzekering van de NGF verplicht. Client dient er zorg voor te dragen dat alle deelnemers over een dergelijke aansprakelijkheidsverzekering in combinatie met het golfvaardigheidsbewijs beschikken. De cliënt is aansprakelijk voor elke vorm van schade veroorzaakt door hem/haar of een deelnemer van het evenement.
4. Begeleiding van clinics kan uitsluitend plaats vinden door een of meerdere op GCA werkzame professionals.
5. Het zelf aantrekken voor de clinic en/of gastwedstrijd van professionals die niet op GCA werkzaam zijn, wordt niet gehonoreerd.
6. Het clubhuis van GCA is een rookvrij gebouw.
7. Honden worden niet op het complex toegelaten. U mag de hond ook niet achterlaten in de auto.
8. Om veiligheidsredenen is het rijden met een handicart alleen toegestaan voor kaarthouders of de gastvrouw/-heer van GCA.
Overige faciliteiten:
1. Het plaatsen van attributen in de baan, bijvoorbeeld een auto, geschiedt voor eigen risico en eigen rekening van de cliënt. Het plaatsen hiervan is in overleg met de afdeling greenkeeping van GCA. Voor de inzet van de afdeling greenkeeping wordt een vergoeding in rekening gebracht.
2. Ten aanzien van eventueel gewenste activiteiten op het terrein en/of het clubgebouw die, praktisch gesproken, geen verband houden met de wedstrijd of clinic (zoals vergaderingen, reclame-uitingen, presentaties en informatiestands) dient vooraf overleg te worden gepleegd met het secretariaat van GCA. Tarieven worden aan de hand van het gewenste vastgesteld.
3. Voor het aanbrengen van eventuele tijdelijke voorzieningen zoals reclame-uitingen dient gebruik te worden gemaakt van de diensten van de technisch beheerder van GCA. Hiervoor wordt een vergoeding in rekening gebracht.
4. GCA behoudt zich het recht voor, reclame-uitingen die in strijd zijn met de belangen van GCA en eigen sponsors te weigeren.
5. Het gebruik van clubfaciliteiten, zoals parkeergelegenheid, kleedkamers, douches e.d. is inbegrepen in de (offerte)prijs.
6. In verband met eventuele mededelingen, publicaties of persberichten omtrent de baan en de GCA wordt de client aangeraden de dag voor het evenement contact op te nemen met het secretariaat van de GCA.
Artikel 12. Geschillen
1. Op alle opdrachten waarop deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. In geval van geschillen tussen GCA en een client is bij uitsluiting bevoegd de bevoegde rechter in de woonplaats van GCA, tenzij krachtens dwingende wetsbepaling een andere rechter bevoegd is en onverminderd de bevoegdheid van GCA het geschil te laten beslechten door de rechter die bij gebreke van dit beding bevoegd zou zijn.
3. Alle vorderingen van de client verjaren na verloop van een jaar na het moment waarop zij zijn ontstaan.
4. De ongeldigheid van één of meer van de bedingen in deze algemene voorwaarden laat de geldigheid van alle andere bedingen onverlet. Blijkt een beding in deze algemene voorwaarden om enigerlei reden ongeldig, dan worden partijen geacht een geldig vervangend beding overeengekomen te zijn dat het ongeldige beding naar strekking en reikwijdte zoveel mogelijk benadert.
Deze algemene voorwaarden voor evenementen vervangt ieder vorig document aangaande hetzelfde onderwerp / onderwerpen, ingangsdatum van deze voorwaarden is 01-08-2022.
