036 52 191 60

PRIVACY VERKLARING

Golfclub Almeerderhout hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Reglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Golfclub Almeerderhout spant zich in om aan de toepasselijke wet- en regelgeving te voldoen, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy reglement. Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een tussen ons gesloten overeenkomst (bijvoorbeeld het lidmaatschap van Golfclub Almeerderhout)
  • passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hier op willen wijzen en deze respecteren.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die u in het kader van uw lidmaatschap, of het gebruik van onze diensten, aan ons hebt verstrekt. Indien u na het doornemen van ons privacy reglement, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: Secretariaat, Golfclub Almeerderhout, Watersnipweg 19-21, 1341 AA Almere, secretariaat@almeerderhout.nl.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Golfclub Almeerderhout verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • voor het verwerken van uw lidmaatschap;
  • het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen

Grondslagen voor deze persoonsgegevens zijn:

  • lidmaatschapsovereenkomst
  • handicap registratie
  • aanmelding gastspelers

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen of opslaan en verwerken:

  • voornaam
  • tussenvoegsel
  • achternaam
  • roepnaam
  • e-mailadres
  • geslacht
  • postcode en woonplaats
  • geboortedatum
  • telefoon
  • IBAN-rekening nummer
  • GVB en EGA-gegevens
  • NGF-nummer
  • GSN (Golf Service Nummer)
  • indien van toepassing, Homecourse elders.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk of nuttig is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internetomgeving van e-Golf4u (baanmanagement)
  • het verzorgen van de (financiële) administratie
  • het opslaan en verwerken van bestanden (Office 365 van Microsoft)
  • het verwerken van de horecabijdrage bij de exploitant van de horecavoorziening van de club
  • het faciliteren van de golfschool
  • het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven alleen persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, tenzij op zodanige opslag of verwerking een passende adequaatsheidbeschikking van de Europese Commissie van toepassing is in het kader van de regels voor opslag en verwerking van gegevens buiten de EU in landen die een adequaat niveau van gegevensbescherming hebben.

NGF

Wij verstrekken gegevens van leden aan de Koninklijke Nederlandse Golffederatie (NGF). Daarbij geldt de NGF niet als derde die voor ons gegevens verwerkt, maar zij is zelfstandig als gegevensverwerker verantwoordelijk. Het delen van de gegevens met de NGF is noodzakelijk in het kader van het lidmaatschap, voor bijvoorbeeld: NGF nummer, GSN, EGA Handicapadministratie, competitie en WA verzekering.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven, of de overeenkomst voor de uitvoering waarvan de verwerking van gegevens noodzakelijk is, is ondertekend, door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Golfclub Almeerderhout bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Dit betekent dat wij de gegevens bewaren gedurende het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor minimaal 7 jaren. Ten behoeve van statistische verwerking worden de gegevens, na het laatste lidjaar, geanonimiseerd (zonder ID en andere persoonskenmerken) nog 5 jaren in het systeem behouden.

Cameratoezicht

Ten behoeve van een adequaat overzicht van (een gedeelte van) ons terrein maken wij gebruik van camerabeelden. De beelden hiervan kunnen, indien zij worden opgeslagen, maximaal 4 weken bewaard worden. Indien er een incident heeft plaatsgevonden of er is een strafbaar feit vastgelegd, dan kunnen de beelden bewaard worden totdat dit is afgehandeld.

Gebruik van fotografisch materiaal

Wij gaan er vanuit dat leden er geen bezwaar tegen hebben dat zij worden afgebeeld op fotografisch materiaal (bijvoorbeeld foto’s van competitieteams) indien de foto’s op het afgeschermde en alleen voor leden toegankelijke deel van de website worden geplaatst. Desgewenst kunt u bezwaar maken tegen een publicatie van een foto waar u op staat. Neemt u dan contact op met de ledenadministratie en wij zullen uw beeltenis verwijderen. Het is niet mogelijk om bij voorbaat bezwaar te maken tegen publicatie van uw beeltenis binnen het afgeschermde ledendeel van de website. Indien wij een foto op een publiek toegankelijke plaats willen publiceren, zullen wij degenen die herkenbaar zijn afgebeeld vooraf om hun toestemming vragen.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • alle personen die namens Golfclub Almeerderhout van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; – Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie en in sommige gevallen verwijdering van de persoonsgegevens die we van u hebben. Tevens kan u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Het recht op verwijdering van persoonsgegevens is slechts van toepassing indien wij de persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of anderszins verwerkt (bijvoorbeeld pas na afloop van het lidmaatschap).

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen, bijvoorbeeld door een mail te sturen aan secretariaat@almeerderhout.nl. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Als u naar aanleiding van ons privacy reglement nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op! Vraag naar het secretariaat van de Golfclub.